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Dokumentendigitalisierung: Der Weg zum papierlosen Büro im Mittelstand

Dokumentendigitalisierung wird für Unternehmen immer wichtiger. In vielen Betrieben gehören Papierdokumente noch immer zum täglichen Arbeitsalltag. Rechnungen werden ausgedruckt, Verträge in Ordnern abgelegt und wichtige Informationen in physischen Archiven aufbewahrt. Mit zunehmender Dokumentenmenge wird diese Arbeitsweise jedoch immer aufwendiger. Die Suche nach bestimmten Unterlagen kostet Zeit, Archive benötigen Platz und der Zugriff auf wichtige Informationen ist häufig an einen bestimmten Standort gebunden.

Durch eine professionelle Dokumentendigitalisierung können Unternehmen ihre Papierbestände in digitale Dokumente umwandeln und Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Dabei geht es nicht nur darum, Papier einzuscannen und als PDF zu speichern. Erst durch Texterkennung (OCR), eine strukturierte Ablage und ein geeignetes Dokumentenmanagement entsteht eine nachhaltige digitale Lösung.

Doch wie funktioniert die Digitalisierung von Dokumenten und welche technischen Voraussetzungen sollten Unternehmen berücksichtigen?

1. Warum ist die Dokumentendigitalisierung für Unternehmen sinnvoll?

Papierarchive wachsen häufig über viele Jahre hinweg. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalunterlagen und Geschäftskorrespondenz werden abgelegt und müssen bei Bedarf wiedergefunden werden.

Dabei entstehen verschiedene Herausforderungen:

• Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter müssen Ordner durchsuchen, um bestimmte Informationen zu finden.
• Hoher Platzbedarf: Papierarchive benötigen Lagerflächen und müssen regelmäßig organisiert werden.
• Eingeschränkte Verfügbarkeit: Physische Dokumente können nicht ohne Weiteres mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zur Verfügung gestellt werden.
• Verlustrisiko: Papierunterlagen können durch Wasser, Feuer oder unsachgemäße Lagerung beschädigt werden.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Das Sortieren, Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten bindet wertvolle Arbeitszeit.

Die Dokumentendigitalisierung ermöglicht es, diese Prozesse zu vereinfachen. Digitale Unterlagen lassen sich zentral speichern, nach verschiedenen Kriterien sortieren und bei Bedarf innerhalb weniger Sekunden abrufen.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kann das eine erhebliche Erleichterung im täglichen Geschäftsbetrieb sein.

2. Vom Papierdokument zur digitalen PDF-Datei

Der erste Schritt besteht darin, vorhandene Papierunterlagen professionell zu scannen.

Dafür kommen unterschiedliche Dokumentenscanner zum Einsatz. Während einfache Flachbettscanner für einzelne Dokumente geeignet sind, ermöglichen Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF) die Verarbeitung größerer Papiermengen.

Bei der Auswahl spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

• Scan-Geschwindigkeit und tägliches Scanvolumen
• Automatischer Dokumenteneinzug
• Beidseitiges Scannen (Duplex)
• Erkennung verschiedener Papierformate
• Bildqualität und Auflösung
• Unterstützung verschiedener Dateiformate

Für Unternehmen mit regelmäßigem Dokumenteneingang kann sich ein leistungsfähiger Dokumentenscanner lohnen.

Die gescannten Unterlagen werden anschließend häufig als PDF-Dateien gespeichert. Das PDF-Format eignet sich besonders gut, da es plattformübergreifend genutzt werden kann und das ursprüngliche Erscheinungsbild eines Dokuments weitgehend erhält.

3. OCR: Gescannte Dokumente automatisch durchsuchbar machen

Ein wichtiger Bestandteil der Dokumentendigitalisierung ist die sogenannte OCR-Technologie (Optical Character Recognition).

Ein gewöhnlicher Scan erzeugt zunächst nur ein digitales Abbild des ursprünglichen Papierdokuments. Der Text ist zwar sichtbar, kann aber nicht ohne Weiteres durchsucht oder kopiert werden.

OCR-Software erkennt Buchstaben und Wörter innerhalb des gescannten Dokuments und wandelt sie in maschinenlesbaren Text um.

Dadurch entstehen durchsuchbare PDF-Dateien, in denen Mitarbeiter beispielsweise nach folgenden Informationen suchen können:

• Rechnungsnummern
• Kundennamen
• Lieferantendaten
• Vertragsnummern
• Datumsangaben
• Bestimmten Begriffen oder Textpassagen

Besonders bei großen Dokumentenarchiven spart diese Funktion viel Zeit.

Moderne OCR-Lösungen können darüber hinaus Informationen automatisch erkennen und für die weitere Verarbeitung bereitstellen. Beispielsweise lassen sich Eingangsrechnungen anhand ihres Inhalts kategorisieren oder bestimmten Kunden und Lieferanten zuordnen.

4. PDF/A: Das richtige Format für die langfristige Archivierung

Nicht jede PDF-Datei ist automatisch für eine langfristige Archivierung geeignet.

Für diesen Anwendungsbereich wurde der Standard PDF/A entwickelt. Dabei handelt es sich um eine spezielle Variante des PDF-Formats, die auf die langfristige Lesbarkeit und Darstellung digitaler Dokumente ausgelegt ist.

PDF/A stellt unter anderem Anforderungen an die Einbettung von Schriftarten und den Umgang mit externen Abhängigkeiten.

Unternehmen sollten sich insbesondere dann mit PDF/A beschäftigen, wenn wichtige Geschäftsunterlagen über viele Jahre hinweg digital aufbewahrt werden sollen.

Weitere Informationen zu geeigneten digitalen Archivierungsformaten bietet die Library of Congress.

Wichtig ist jedoch: Das Dateiformat allein garantiert noch keine rechtssichere Archivierung. Auch die Prozesse rund um Erfassung, Speicherung, Zugriff, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung müssen stimmen.

5. Dokumente strukturiert ablegen: Warum ein DMS sinnvoll ist

Wenn täglich zahlreiche digitale Dokumente entstehen, reicht eine einfache Ordnerstruktur auf einem Dateiserver häufig nicht mehr aus.

Hier kommt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zum Einsatz.

Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zentral zu verwalten, mit zusätzlichen Informationen zu versehen und anhand verschiedener Kriterien wiederzufinden.

Typische Funktionen sind:

• Automatische Dokumentenerkennung
• Verschlagwortung und Indexierung
• Volltextsuche
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• Versionierung
• Dokumenten-Workflows
• Nachvollziehbare Änderungen und Zugriffe

Ein Beispiel: Eine eingehende Lieferantenrechnung wird gescannt, durch OCR erkannt und anschließend mit Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum versehen.

Die Datei kann danach automatisch dem richtigen Bereich zugeordnet werden. Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können die Rechnung direkt im DMS aufrufen, ohne einen Papierordner durchsuchen zu müssen.

Gerade bei wiederkehrenden Geschäftsprozessen bietet ein DMS erhebliche Vorteile.

6. Dokumentendigitalisierung mit eigener IT-Infrastruktur

Nicht jedes Unternehmen möchte seine geschäftlichen Dokumente bei einem externen Cloud-Anbieter speichern.

Insbesondere bei vertraulichen Verträgen, Personalunterlagen oder anderen sensiblen Geschäftsinformationen kann eine lokale Infrastruktur eine interessante Alternative sein.

On-Premise-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Dokumentenmanagementsysteme auf eigenen Servern zu betreiben und die Speicherung innerhalb der eigenen IT-Umgebung zu organisieren.

Dabei können verschiedene Komponenten miteinander kombiniert werden:

• Lokale Server für den Betrieb des DMS
• Zentraler Speicherplatz auf NAS- oder SAN-Systemen
• Benutzerverwaltung und individuelle Zugriffsrechte
• Verschlüsselte Netzwerkverbindungen
• Regelmäßige Datensicherungen
• Redundante Speicher- und Systemkomponenten

Der Vorteil einer solchen Architektur besteht darin, dass Unternehmen ihre technische Umgebung selbst kontrollieren und an ihre individuellen Anforderungen anpassen können.

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt unter anderem von der Anzahl der Mitarbeiter, dem Dokumentenvolumen, den Sicherheitsanforderungen und den vorhandenen IT-Systemen ab.

7. Datenschutz und GoBD: Was Unternehmen beachten müssen

Bei der Digitalisierung von Geschäftsunterlagen spielen Datenschutz und gesetzliche Anforderungen eine wichtige Rolle.

Insbesondere die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind für Unternehmen relevant, die steuerlich bedeutsame Dokumente digital verwalten.

Ein professioneller Digitalisierungsprozess sollte unter anderem folgende Punkte berücksichtigen:

• Vollständige und nachvollziehbare Erfassung der Dokumente
• Schutz vor unberechtigten Änderungen
• Nachvollziehbare Dokumentation der Verarbeitung
• Geregelte Zugriffsrechte
• Festgelegte Aufbewahrungsfristen
• Regelmäßige Datensicherungen
• Dokumentierte organisatorische Abläufe

Die aktuellen Vorgaben können im offiziellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den GoBD nachgelesen werden.

Auch die DSGVO muss berücksichtigt werden, insbesondere wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Ein wichtiger Punkt ist das sogenannte ersetzende Scannen. Dabei werden Papierdokumente digitalisiert und die Originale anschließend gegebenenfalls vernichtet. Dafür sind geeignete und dokumentierte Prozesse erforderlich. Nicht jedes Papierdokument darf nach dem Scannen einfach entsorgt werden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet mit seiner Technischen Richtlinie TR-03138 RESISCAN eine wichtige Orientierung für sichere Scanprozesse.

Unternehmen sollten vor der Vernichtung von Originalunterlagen unbedingt prüfen, welche gesetzlichen Aufbewahrungs- und Originalpflichten gelten.

8. So gelingt die Einführung eines papierlosen Büros

Die Umstellung auf digitale Dokumentenprozesse sollte schrittweise erfolgen. Ein vollständiger Wechsel innerhalb weniger Tage ist in den meisten Unternehmen weder notwendig noch sinnvoll.

Ein möglicher Ablauf sieht folgendermaßen aus:

Schritt 1: Bestehende Dokumentenprozesse analysieren

Zunächst sollte ermittelt werden, welche Dokumente regelmäßig anfallen, wo diese gespeichert werden und welche Mitarbeiter Zugriff benötigen.

Schritt 2: Geeignete Scanner und Software auswählen

Abhängig vom Dokumentenvolumen werden passende Scanner, OCR-Software und ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem benötigt.

Schritt 3: Speicherstruktur und Berechtigungen definieren

Die digitale Ablage sollte logisch aufgebaut sein. Gleichzeitig müssen Zugriffsrechte und Sicherheitsanforderungen festgelegt werden.

Schritt 4: Ein Pilotprojekt starten

Es empfiehlt sich, zunächst einen einzelnen Geschäftsbereich zu digitalisieren, beispielsweise die Eingangsrechnungen oder die allgemeine Geschäftskorrespondenz.

Schritt 5: Mitarbeiter einweisen und Prozesse optimieren

Damit die Digitalisierung langfristig funktioniert, müssen Mitarbeiter die neuen Abläufe verstehen und konsequent anwenden.

Schritt 6: Datensicherung und Archivierung sicherstellen

Digitale Dokumente müssen zuverlässig geschützt werden. Dazu gehören regelmäßige Backups, geeignete Aufbewahrungskonzepte und regelmäßige Wiederherstellungstests.

Fazit: Dokumentendigitalisierung ist mehr als nur Scannen

Die Dokumentendigitalisierung beginnt häufig mit einem einfachen Schritt: Papierdokumente werden gescannt und als PDF gespeichert. Das eigentliche Potenzial entsteht jedoch erst durch die Kombination aus OCR, strukturiertem Dokumentenmanagement, sicheren Speicherlösungen und klar definierten Prozessen.

Für mittelständische Unternehmen bedeutet das weniger Suchaufwand, schnellere Arbeitsabläufe und einen besseren Zugriff auf wichtige Informationen.

Dabei muss nicht jede Lösung cloudbasiert sein. Auch mit einer leistungsfähigen lokalen IT-Infrastruktur lassen sich moderne und effiziente Dokumentenmanagementprozesse realisieren.

huzit unterstützt Unternehmen bei der Planung und Umsetzung einer passenden IT-Infrastruktur – von der lokalen Serverumgebung über Speicherlösungen bis hin zu Datensicherung und IT-Sicherheit.

Wer seine Dokumentenprozesse digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht nur den Scanner betrachten, sondern die gesamte technische und organisatorische Umgebung in die Planung einbeziehen.

Weitere technische Informationen und IT-Themen finden Sie auch im huzit-Blog.