IT Modernisierung Checkliste: Die 8 Schritte um Ihr Unternehmen effektiv zu digitalisieren

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1. Planung einer langfristigen IT-Strategie

In der heutigen digitalen Welt ist eine gut durchdachte IT-Strategie für die Digitalisierung unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Der erste Schritt besteht darin, klare Ziele zu definieren, die die Digitalisierung vorantreiben. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein, um den Fortschritt genau überwachen zu können.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Strategie je nach Geschäftsmodell variieren kann und sich von der eines Konkurrenten unterscheiden könnte. Lassen Sie sich von verschiedenen Ideen inspirieren und entwickeln Sie ein Modell, das optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Ein Beispiel hierfür könnte die Umwandlung eines zuvor analog durchgeführten Prozesses in eine effizientere digitale Lösung sein, um die Abläufe zu optimieren.

Des Weiteren ist es wichtig, Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens festzulegen. Indem man spezifische Personen oder Teams für bestimmte Bereiche der Digitalisierung verantwortlich macht, wird sichergestellt, dass alle Aspekte berücksichtigt und effektiv umgesetzt werden.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Planung des Budgets und die Entwicklung einer langfristigen IT-Strategie. Hierbei sollten sowohl kurzfristige Investitionen als auch langfristige technologische Entwicklungen berücksichtigt werden, um nachhaltigen Erfolg zu garantieren. Eine sorgfältig ausgearbeitete IT-Strategie kann einem Unternehmen helfen, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern und neue Chancen optimal zu nutzen.

Kurzgefasst:

• Definieren Sie klare Ziele für die Digitalisierung
• Bestimmen Sie Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens
• Planen Sie das Budget und die langfristige IT-Strategie

2. Bestimmung der Hardware Anforderungen [Server / Client Infrastruktur]

Im folgenden Schritt geht es darum, die benötigte Hardware für die Digitalisierung festzulegen, die den Anforderungen der IT-Strategie entspricht. Dies könnte unter anderem Laptops für mobiles Arbeiten und Homeoffice umfassen sowie Server-Hardware, um die digitale Software entweder lokal oder über eine Cloud-Lösung bereitzustellen.

Wichtig anzumerken ist hier die Bestimmung der Rechenkapazität:
Beispielsweise bei der Auswahl eines CAD-Rechners.
CAD-Software, speziell für 3D-Zeichnungen, erfordert eine leistungsstarke CPU, eine gute Grafikkarte und ausreichend Arbeitsspeicher. Auch der Datenspeicher ist wichtig, da große Projekte viel Platz brauchen. Eine sorgfältige Hardwareplanung steigert die Produktivität und verlängert die Systemlebensdauer.

Kurzgefasst:

• Festlegung der benötigten IT-Hardware für die Digitalisierung gemäß IT-Strategie
• Verbindung der Hardwareanforderungen mit der benötigten Rechnerkapazität für lokale Anwendungen (Einsatzbereich)

3. Planung und Konfiguration der Netzwerkinfrastruktur

Ein entscheidender Aspekt, der nicht übersehen werden sollte, ist die Einrichtung einer Netzwerkinfrastruktur, die eine zuverlässige Ethernet-Verbindung ermöglicht, über die die Systeme miteinander kommunizieren können. Diese Infrastruktur bildet das Rückgrat der Digitalisierung und muss sowohl skalierbar als auch zuverlässig funktionieren. Es ist wichtig, dass die Ethernet-Leitungswege sorgfältig dokumentiert und überprüft werden. Ebenso entscheidend ist die Planung der Netzwerkverteilung, die durch Switche und Router erfolgt, idealerweise in einem Netzwerkschrank. Die Datenrate spielt ebenfalls eine zentrale Rolle und sollte im Voraus, abhängig von den jeweiligen Anwendungen und Prozessen, im Hinblick auf die Skalierbarkeit geklärt werden.

Kurzgefasst:

• Einrichtung einer Netzwerkinfrastruktur für zuverlässige Ethernet-Verbindungen
• Soll skalierbar und zuverlässig sein – Empfehlung: Experten beauftragen
• Sorgfältige Dokumentation und Überprüfung der Netzwerkinfrastruktur
• Vorausgehende Klärung der Datenrate im Hinblick auf Anwendungen und Skalierbarkeit

4. Identifizierung der Softwarelösungen für die IT Modernisierung

Der Punkt greift zudem mit den Hardwareanforderungen zusammen, da für lokale Software bestimmte Rechnerkapazitäten benötigt werden.
Anhand der IT-Strategie werden Softwarelösungen überprüft die mit dem Konzept in Symbiose stehen.
Ein wichtiger Schritt besteht darin, die Softwareprodukte miteinander zu vergleichen. Es ist sinnvoll, diese in einer Liste aufzuführen und sowohl Vor- als auch Nachteile zu benennen. Mithilfe der IT-Strategie lässt sich feststellen, welche Produkteigenschaften für das Konzept unverzichtbar oder möglicherweise überflüssig sind.

Empfehlenswert ist es, in Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner die Produktliste zu überprüfen. Der Vorteil liegt in der Expertise des IT-Beraters, der die Software entsprechend Ihrer IT-Strategie in Ihre Infrastruktur integrieren kann. Dank seiner Expertise über die Herausforderungen der Implementierung kann er präzise Analysen liefern, was häufig im Austausch mit dem Softwarehersteller geschieht. Diese Herangehensweise spart langfristig Kosten und stellt sicher das Ihre IT-Infrastruktur bei der digitalen Transformation zuverlässig funktioniert, sodass Sie die digitale Lösung im vollem Umfang zu nutzen können.

Kurzgefasst:

• Softwarelösungen gemäß IT-Strategie überprüfen, um Konzeptsymbiose sicherzustellen
• Softwareproduktvergleich als entscheidender Schritt; Vor- und Nachteile auflisten
• IT-Strategie identifiziert unverzichtbare oder überflüssige Produkteigenschaften
• Empfehlung: Produktliste mit externem IT-Partner überprüfen
• Nutzen der Beraterexpertise bei Softwareintegration in die Infrastruktur
• Präzise Analysen durch Berater dank Erfahrung mit Implementierungsherausforderungen
• Langfristige Kosteneinsparungen und zuverlässige IT-Infrastruktur mit Unterstützung durch einen Berater
• Maximale digitale Lösungsnutzung durch effektive Integration und Beratung

5. Erstellen und integrieren eines IT-Sicherheitskonzeptes

In der digitalen Ära sind Unternehmen zunehmend Ziel von Cyberangriffen, was die Implementierung robuster IT-Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich macht. Dazu gehören regelmäßige Softwareupdates sowie die Einrichtung von Firewalls und Monitoring-Systemen, die als grundlegende Bestandteile eines umfassenden IT-Sicherheitskonzepts gelten. Ein ebenso wichtiger Teil ist die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter, um sie zu befähigen, Bedrohungen wie Phishing-Mails effektiv zu erkennen und zu melden. Um im Falle eines Angriffs geordnet und effizient reagieren zu können, sollte zudem eine verantwortliche Person für die IT-Sicherheit benannt werden, die als zentrale Anlaufstelle fungiert und das Unternehmen bei einem Cyberangriff vor dem Abgleiten ins Chaos bewahrt.

Kurzgefasst:

• Robuste IT-Sicherheit ist unerlässlich
• Regelmäßige Updates sind notwendig
• Firewalls und Monitoring sind wichtig
• Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend
• Eine verantwortliche Person für IT-Sicherheit benennen

6. Einpflegen eines Datensicherungskonzeptes

Datensicherheit ist von größter Bedeutung für den fortlaufenden Geschäftsbetrieb. Unternehmen, die ein durchdachtes Backup-Konzept implementieren, können Ausfallzeiten minimieren und sich gegen unvorhergesehene Ausfälle, wie Naturkatastrophen oder technische Störungen, schützen. Ein effektives Datensicherungskonzept umfasst sowohl die Strategien, wie und wo Geschäftsdaten gespeichert werden, als auch die Prozesse zur Wiederherstellung dieser Daten.

Eine bewährte Methode ist die 3-2-1 Regel: Drei Kopien der Daten auf zwei unterschiedlichen Medien, wobei eine Kopie an einem externen Standort aufbewahrt wird.

Darüber hinaus wird empfohlen, regelmäßige Backup-Wiederherstellungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Datensicherung im Notfall reibungslos funktioniert. Solche Vorkehrungen sind entscheidend, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und den Betrieb auch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten.

Kurzgefasst:

• Ein durchdachtes Backupkonzept minimiert Ausfallzeiten
• Schutz gegen unvorhergesehene Ausfälle wie Naturkatastrophen
• Effektives Konzept umfasst Speicher- und Wiederherstellungsstrategien
• 3-2-1 Regel: Drei Kopien, zwei Medien, eine extern aufbewahrt
• Regelmäßige Backup-Wiederherstellungen sind empfohlen
• Vorkehrungen sichern die Geschäftskontinuität in Krisenzeiten

7. Aufbau einer IT Risikomanagement Strategie

Risikomanagement in der IT spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Kontinuität der Geschäftsabläufe sicherzustellen. Eine effektive Strategie beginnt mit der Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken, die innerhalb einer IT-Infrastruktur entstehen können. Hierbei ist es wichtig, die Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und den möglichen Auswirkungen zu kategorisieren.

Sobald diese Risiken identifiziert sind, werden geeignete Maßnahmen erarbeitet, um sie zu minimieren. Ein praktisches Beispiel hierfür ist der Abschluss einer Cybersicherheitspolice. Diese Versicherung bietet einen finanziellen Schutz im Falle eines Cyberangriffs und ermöglicht es dem Unternehmen, den Betrieb schnellstmöglich wieder aufzunehmen.

Durch die Implementierung dieser Maßnahmen kann ein Unternehmen seine Resilienz gegenüber IT-Risiken deutlich erhöhen und sich besser auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereiten.

Kurzgefasst:

• Risikomanagement in der IT sichert Geschäftsabläufe
• Strategien beginnen mit Identifikation und Bewertung von Risiken
• Risiken werden nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen kategorisiert
• Maßnahmen zur Risikominimierung werden entwickelt
• Maßnahmen erhöhen Resilienz gegenüber IT-Risiken
• Unternehmen sind besser auf Ereignisse vorbereitet

8. Externe Partnerschaften: Der IT-Dienstleister als strategischer Partner

Aufgrund des anhaltenden Mangels an Fachkräften und der zunehmenden Komplexität von IT-Infrastrukturen wird es für viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) immer schwieriger, alle IT-Angelegenheiten intern zu bewältigen. Die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister stellt in solchen Fällen eine wirtschaftlich sinnvolle Alternative dar. Auch für Unternehmen mit einer bestehenden IT-Abteilung kann IT-Outsourcing attraktiv sein, da die Nachfrage auf dem Markt in den letzten Jahren stetig gestiegen ist. Dies ermöglicht es, Leistungsspitzen mit Unterstützung externer Experten effizienter zu bewältigen. Externe Dienstleister bieten zudem umfassende Fachkenntnisse, da sie verschiedene Systeme betreuen und wertvolle Erfahrungen sammeln, die sowohl bei der Problemlösung als auch bei der Planung der IT-Infrastruktur von Nutzen sind.

» Vorteile einer Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister : Mehr zum Thema

Kurzgefasst:

• Wirtschaftlich sinnvoll: Externe IT-Dienstleister
• IT-Outsourcing attraktiv für Firmen mit IT-Abteilung
• Effiziente Bewältigung von Leistungsspitzen durch Experten
• Umfassende Fachkenntnisse und Erfahrung bei Problemlösung und IT-Beratung durch externe Dienstleister

Fazit

Die IT Modernisierung ist für KMU in Deutschland eine große Herausforderung, die strategisch angegangen werden muss. Eine durchdachte IT-Strategie mit klaren Zielen und Zuständigkeiten bildet das Fundament. Entscheidend sind die richtige Hardware und skalierbare Netzwerkinfrastruktur sowie passende Softwarelösungen. Sicherheitsmaßnahmen und ein robustes Datensicherungskonzept schützen vor Cyberangriffen und Datenverlusten. Ein strukturiertes IT-Risikomanagement stärkt die Resilienz. Externe IT-Dienstleister bieten wertvolle Unterstützung, um Fachkräftemangel zu kompensieren und komplexe Anforderungen zu meistern.
Es wird empfohlen, Ihre IT-Strategie regelmäßig zu überprüfen als auch zu aktualisieren und die IT-Ausstattung an die steigenden Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Eine sorgfältig geplante digitale Transformation gewährleistet die Wettbewerbsfähigkeit und schafft die Basis für langfristigen Erfolg.

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Quellen: Digitalreport 2024